Как подготовится к деловой встрече

У вас назначена деловая встреча, на которой будут решаться важные вопросы? Сайт Деловая девушка расскажет вам, как подготовиться к деловой встрече.

Для того, чтобы результаты были положительными, необходимо как можно тщательнее подготовиться и спланировать ход самих событий. Основная цель планирования – предусмотреть непредвиденные обстоятельства и моменты, которые могут возникнуть во время проведения переговоров, что позволит вам гибко и быстро среагировать на неожиданный ход беседы.

Очевидно, что большое значение имеет первое впечатление, которое вы произведете на вашего делового партнера. Поэтому, собираясь на деловую встречу, вы должны продумать в какой одежде вы пойдете. Ни в коем случае не стоит одевать для таких случаев джинсы, майку, футболку или шлепки. Обязательно следует иметь строгий деловой костюм, солидную папку для бумаг или дипломат.

Продумайте, в каком месте и в какой обстановке лучше всего назначить и провести ваше деловое свидание. Это может быть служебное помещение, но иногда его лучше проводить на нейтральной территории. Если ваша встреча проходит не в вашем офисе, то не забудьте предварительно подготовить, прайс-листы, договора, соглашения и прочие документы, которые возможно вам понадобятся. Желательно взять по несколько копий каждого документа, чтобы у всех из ваших собеседников был свой экземпляр.

Планируя деловую встречу, в первую очередь поставьте перед собой задачи и цели, а затем составьте список вопросов и ответов:

1.Какая задача является основной, а какая второстепенной.

2.Важность предстоящего разговора.

3.Какой конечный результат вас устраивает.

4. На какие уступки вы готовы пойти.

5.Какими приемами воздействия на решение собеседника можно использовать в ходе беседы.

6.Какие вопросы вы будете задавать. Помните, вопросы бывают открытыми и закрытыми. Необходимо использовать оптимальный для конкретной ситуации тип вопросов.

Для успешного исхода беседы необходимо иметь максимум информации о собеседнике. Желательно обладать следующей информацией о деловом партнере.

1.Интересы и увлечения собеседника.

2.Любимые темы собеседника.

3.Его политические убеждения.

4.Психологические особенности.

5.Его отношение к вам, к вашей моей организации.

6.Насколько собеседник заинтересован в решении вашего вопроса и зависит ли от него окончательное решение.

7.Какой тактики в беседе придерживается данный человек.

8. Какие цели и задачи поставлены перед вашим собеседником.

9.Предполагаемые вопросы, которые он может вам задать.

Основные рекомендации для поведения во время деловой встречи

1.Мысли надо излагать четко и лаконично.

2. Постарайтесь найти с собеседником общий язык.

3.Проявляйте уважение к собеседнику.

4.Обращаться к собеседнику следует по по имени и отчеству.

5.Задавайте конкретные вопросы.

6.Четко обосновывайте свои позиции.

7.Не бойтесь задавать интересующие вас вопросы, для того, чтобы вам было проще понять позицию собеседника.

8.Старайтесь, чтобы беседа обрела непринужденный и дружеский характер.

9.Не перебивайте собеседника, дайте ему возможность высказать свое мнение.

Во время обсуждения решаемого вопроса часто возникают разногласия между собеседниками. Для того чтобы убедить вашего партнера, принять вашу позицию необходимо хорошо продумать аргументы, которыми вы сможете апеллировать.

Помните:

-нужно оперировать убедительными, доступными, ясными и четкими доводами;

-способы и характер аргументации должны соответствовать темпераменту собеседника;

-для более эффективного достижения нужного результата старайтесь каждый аргумент и довод разъяснять отдельно;

-аргументацию надо вести спокойно корректно по отношению к партнеру, ни в коем случае не повышать тон;

-лучше подготовить пару достаточно весомых доводов, вместо множества мелких аргументов.

-четко выдержанные паузы оказывают больше эффекта, чем бурный поток слов.

-оперировать нужно теми аргументами, которые принял ваш собеседник.

Не стоит забывать и о том, что собеседник, так же как и вы, тщательно готовился к встрече с вами и готовил свои доводы и аргументы. Поэтому отнеситесь с уважением к его позиции, внимательно выслушайте варианты, которые предлагает ваш партнер. А затем, все взвесив, постарайтесь найти компромисс или оптимальный вариант решения обсуждаемой задачи.

Не следует сильно давить на партнера, дайте ему время подумать. Имейте ввиду, что, чрезмерная настойчивость обычно вызывает активный отпор со стороны собеседника и может негативно сказаться на итогах встречи.

Запомните, совокупность таких факторов как ваш внешний вид, умение вести беседу, позитивное настроение, уверенность, уважение, проявленное к собеседнику, умение четко и грамотно выражать свои мысли – это уже 50% вашего успеха! Все остальное зависит от ситуации и от ваших профессиональных способностей!

Надеемся, что наши рекомендации помогут вам правильно спланировать вашу деловую встречу и добиться поставленных перед собой задач!!!